Le compte HAL est obligatoire pour déposer ou modifier un document, mais pas pour consulter le contenu de l'archive ouverte.
Non, votre compte vous donne accès à HAL et au portail HAL-UM.
Les portails sont des extractions d'une partie du HAL générique dans lequel vous trouverez uniquement les documents du périmètre concerné. Par exemple dans le portail HAL-UM, vous ne trouverez que des publications avec au moins un auteur affilié à une structure de recherche de l'UM.
Soit vous suivez la procédure de récupération de login (cf question n°4).
Soit, il se peut que vous ayez déjà un compte HAL sans le savoir si vous avez participé à une conférence organisée via Sciencesconf.org. C'est en effet le CCSD derrière les deux outils et les login et mot de passe de l'un sont valables aussi pour l'autre !
Pour vous connecter à HAL, il vous faut votre login et votre mot de passe.
En cas d'oubli, sur la page de connexion, vous pouvez cliquer sur "Login oublié" et entrer votre adresse mail, votre login vous sera alors envoyé.
Vous pouvez également cliquer sur "Mot de passe oublié" et entrer votre login, vous recevrez alors un lien pour réinitialiser votre mot de passe.
Enfin, vous pouvez également nous contacter à l'adresse hal-assistance@umontpellier.fr
Cette option de connexion n'est possible qu'à plusieurs conditions :
- vous devez avoir un Orcid valide
- votre première connexion à HAL doit se faire en créant un compte (login et mot de passe HAL)
- vous devez avoir créé votre IdHAL et y avoir rattaché votre compte Orcid
Une fois ces conditions remplies, vous pouvez vous connecter à HAL avec vos identifiants Orcid si vous le souhaitez.
Il faut cocher la case "Notice" dans l'onglet de recherche sinon, par défaut, HAL ne cherche que sur les documents avec fichier joint.
En effet, "Mon espace", "Mes dépôts" n'affiche que les documents que vous avez vous-même déposés dans HAL mais pas ceux déposés par vos co-auteurs ou par des tiers (bibliothécaires).
Pour un affichage complet vous avez deux options :
- configurer votre IdHAL et votre CV-HAL : votre liste de publications s'affichera alors de manière dynamique sur une page web dédiée !
- faire une recherche avec votre nom prénom ou nom initiale prénom dans le HAL générique (en pensant à cocher "Notice").
Attention, si vous avez des homonymes, leurs résultats s'afficheront également.
Oui, l'alimentation des portails institutionnels ou des collections de laboratoires se fait sur le critère des affiliations des auteurs, donc si cette partie est correctement renseignée lors du dépôt, votre publication redescendra automatiquement dans la collection du labo.
Une fois connecté à votre compte HAL, allez sur la notice en question et cliquez sur la case "Demander la propriété" en bas du document. Cela ouvre une boite de dialogue dans laquelle vous pouvez expliquer en quelques mots ce qui motive votre demande (je suis co-auteur) ; cliquez ensuite sur "Envoyer la demande", et attendez la réponse de la personne ayant fait le dépôt.
Si elle accepte, retournez sur la notice, vous avez maintenant le droit de modifier les métadonnées ou d'ajouter un fichier pdf par exemple.
Si elle ne répond pas (adresse mail non valide par exemple), il faut alors vous tourner vers les administrateurs du portail (hal-assistance@umontpellier.fr).
Les dépôts de fichiers joints font l'objet d'une modération par le CCSD. Une personne physique vérifie la légalité du dépôt (fichier auteur ou éditeur selon ce que vous avez déclaré au moment du dépôt) et la validité des métadonnées (nombre de co-auteurs dans la notice correspondant au nombre sur le pdf, etc). Cela peut prendre une temps variable (de quelques heures à plusieurs jours) selon les flux de dépôts du moment.
Une fois les auteurs récupérés, HAL fait tourner un algorithme qui fait une suggestion d'affiliation en recoupant le nom de l'auteur, l'année de la publication et en comparant avec les dépôts déjà faits dans la base. Mais ça n'est qu'une suggestion, qui peut être correcte ou non. Il est donc primordial de prendre le temps de vérifier et de corriger si besoin les affiliations des auteurs lors des dépôts !
Comme expliqué dans la question n°11, lors du dépôt d'un fichier il existe une étape de modération.
Si votre dépôt n'est pas validé, vous recevez un mail vous en informant et vous expliquant la raison du refus. Dans ce cas de figure, vous pouvez corriger vous-même l'erreur de votre dépôt initial ou nous solliciter pour une aide à l'adresse hal-assistance@umontpellier.fr
Vérifiez que vous avez choisi la bonne option pour l'origine du fichier, en choisissant la "vue détaillée" dans l'étape de dépôt du fichier :
- "les fichiers que je dépose sont produits par l'(les) auteur(s)" s'il s'agit d'un préprint ou d'un postprint
- "j'ai vérifié que cet éditeur fait partie de ceux qui autorisent le dépôt..." si c'est stipulé dans Sherpa/Roméo ("author can archive publisher’s version/PDF") et/ou que la revue est mentionnée open access
-"j'ai obtenu l'autorisation explicite..." si l'accès à la publication est payant mais que vous avez obtenu l'accord de votre éditeur (un mail suffit)
- "l'institution a financé des frais de publication..." à choisir si votre publication est déjà en libre accès sur le site de l’éditeur parce que vous avez payé les APC correspondants. A choisir également si la publication est déjà en libre accès et sous licence même si vous n’avez payé aucun frais.
NB: Vous pouvez consulter les pages suivantes sur les questions juridiques et les options pour le dépôt de fichier
Le compte HAL est indispensable pour pouvoir faire un dépôt et accéder aux fonctionnalités associées (cf. rubrique "Mon espace" une fois connecté).
L'IdHAL est un identifiant auteur géré par le CCSD qui permet d'une part de regrouper tous vos dépôts dans HAL sous une forme auteur unique validée et d'autre part de générer votre CV-HAL, page web pérenne personnalisable affichant de manière dynamique vos publications déposées dans HAL (cf question n°8).
L'IdHAL n'est paramétrable QUE si vous avez déposé au moins une production scientifique dans HAL.
Vous pouvez consulter le tutoriel suivant (Création compte IdHAL)
Paramétrable à partir de votre IdHAL (prérequis indispensable), le CV-HAL est une page web pérenne et personnalisable sur laquelle vont s'afficher de manière dynamique vos productions scientifiques signalées dans HAL.
Le CV-HAL bénéficie du moissonnage et du référencement par les moteurs de recherche et permet donc un gain de visibilité important pour l'auteur et ses travaux.
Vous pouvez consulter le tutoriel suivant (CV HAL)